Microsoftの中小企業向けクラウドERPであるDynamics 365 Business Central のマイナー機能を紹介していくこのシリーズ。
今回は”拡張テキスト” (Extended Text) という機能について解説します。
この機能を知らないばかりに無駄なカスタマイズ開発や帳票開発をしてしまうケースもよくあるのでは、というやつです。
Dynamics 365 Business Centralは、マイクロソフトが開発した中小企業向けの多言語・多通貨対応のERPシステムです。販売管理・在庫管理・生産管理・会計・債権債務など、企業の基幹業務をクラウド上で統合的に管理することができます。また、WordやExcel、Teams、Outlookなど、他のマイクロソフトのサービスと組み合わせて業務を効率化する仕組みが多数搭載されています。
拡張テキストとは？
拡張テキストとは、見積や受注などのいわゆる伝票を登録する際に自動でコメントを挿入する機能です。
実務上、この品目を出荷する時は必ずこの文言を納品書に印字しておきたい、みたいなことはよくあります。
例えば以下のような感じです。
- セット商品の内訳がわかるように明細を印字したい
- 特定の商品については専用の問い合わせ先を印字しておきたい
- 期間限定商品なので、次回からは単価が違うということを明記しておきたい
- 法令上、当該商品における当局からの認可番号を印字しなければいけない
このような場合、拡張テキストの機能は非常に有用です。
使い方
設定方法
まずは品目や勘定科目、リソースなどの画面から”拡張テキスト”を開きます。今回は品目マスタの画面を使って解説していきます。
次に、該当の品目に紐づけて自動セットしたいコメントを登録していきます。言語別に登録することもできますし、開始日終了日を設定することで期間限定のコメントを登録することも可能です。
コメントを自動挿入したい伝票の種類に対してチェックを入れておきます。
最後に、該当の品目マスタに対して”自動拡張テキスト”をONにしておきます。
運用イメージ
見積なり受注なりを作ったときに、品番を登録すれば必要なコメントが自動セットされます。
”自動拡張テキスト”をOFFにしている場合は、必要な時だけ任意でコメントを呼び出す感じになります。
もちろん、見積や受注などの販売系だけではなく、発注書などの購買系の伝票に以下のようなコメントを載せるといった使いかたも可能です。
まとめ
・・ということで、今回はBCのマイナー機能の一つである”拡張テキスト”について解説してきました。
拡張テキストははるか昔から存在していて非常に便利な機能ではあるのですが、いまいち活用されていないイメージがあります。
現場主義を標榜する当社においては、お客様の業務要件に対してこのような地味だけど便利な機能を適切に提案できるような組織でありたいものです。
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